作成する枚数は同一のもの三通。
原本と他の二通はコピーでも可。
受取人用、差出人用、郵便局保管用の三通。
文字数や行数は20文字、26行または26文字20行でも良い。
用紙は専用のものがあるが、普通の便せんやメモ用紙でも可。
時候の挨拶は通常は入れませんが、相手の気持ちを和らげる等の目的で入れても構いません。
資料等の同封はできません。
添付の資料が必要な時は、文中で「必要があればいつでも送付または提示できる」旨を記載しておくようにします。
受取人が二人以上の場合、文中の受取人を連名にしたものを一通作成する方法と、それぞれに受取人を記載したものを人数分作成する方法の二通りあります。
ちなみに前者を完全同文内容証明郵便、後者を不完全同文内容証明郵便と呼びます。
後者の場合受取人用のものには文中に一人の住所氏名を、差出人用と郵便局保管用には受取人全員の住所氏名を連記したものを作成します。
配達証明付きにすることで相手に届いたことを確認することができます。
窓口でお願いしないと配達証明にしてくれないので必ずお願いするようにします。
配達証明付きにすると相手に配達したことの証明書が送られてきます。